Comeen Workplace - Política de privacidad
Comeen, a simplified joint stock company (société par actions simplifiée) organized and operating under the laws of France, registered with the Bordeaux Trade and Companies Register under Registration Number 834 702 821, having its registered office located at 88 cours de Verdun, 33000 Bordeaux, France, and represented by Mr. Benjamin Gauthier, its President, (“Comeen”) complies with all applicable regulations relating to Personal Data protection (the “Applicable regulations”), and in particular all provisions defined in Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (the « General Data Protection Regulation » or « GDPR »), as well as provisions of French law No 78-17 of 6 February 1978 said “Informatique et Libertés” as amended (the “LIL”).
Comeen edita y explota la solución SaaS COMEEN (la "Solución"), que consta de las siguientes soluciones:
Los Clientes y los Usuarios (tal y como se definen en los términos aplicables) reconocen y aceptan que Comeen procese algunos de sus datos personales ("Datos Personales") de conformidad con la Normativa Aplicable con el fin de garantizar el correcto funcionamiento de la Solución, la gestión de Clientes y Usuarios, y la prestación de sus Servicios, de acuerdo con los términos y condiciones de esta Política de Privacidad (la "Política de Privacidad" y alternativamente la "Política").
"Datos personales" se refiere a cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable. Una persona física identificable es una persona física que puede ser identificada, directa o indirectamente, en particular por referencia a un identificador, como un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea, o a uno o más factores específicos de su identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social.
Se recuerda que, de acuerdo con la Normativa Aplicable, los Datos Personales son:
4.1 El responsable del tratamiento de datos es Comeen, el destinatario de los Datos Personales en cuestión.
Los datos personales que se tratan están destinados al responsable del tratamiento. Si el interesado, en su caso, no facilita dichos datos, su solicitud no podrá ser tratada.
A todos los efectos, se recuerda que el responsable del tratamiento es, de acuerdo con la legislación aplicable, la entidad que define y limita los datos que se recogen, así como los fines del tratamiento.
En cualquier caso, dichos Datos Personales se recogen y tratan en base a una obligación legal, un interés legítimo de Comeen y/o el consentimiento del interesado.
4.2 Los Datos Personales de los interesados que son recogidos por Comeen en su calidad de responsable del tratamiento, necesarios para la prestación de los Servicios de la Solución, son los siguientes:
Comeen también recoge, de forma anonimizada, datos relativos al número de Usuarios y de llegadas, con vistas a la prestación de los Servicios y a la facturación de los Servicios suscritos por los Clientes.
4.3 En cualquier caso, y con carácter general, se recuerda que Comeen podrá tratar Datos Personales de la siguiente naturaleza:
Asimismo, se especifica que se recogen determinados datos e información a través de la interactividad que pueda establecerse entre el Cliente y/o el Usuario y la Solución, tal y como se indica a continuación:
4.4 Asimismo, se recuerda que en virtud de los acuerdos entre Comeen y el Cliente y de los Servicios prestados al Cliente y a sus Usuarios por Comeen, Comeen podrá actuar en los términos de la Normativa Aplicable como encargado del tratamiento y el Cliente como responsable del tratamiento. En este sentido, Comeen y el Cliente suscriben los acuerdos y cláusulas aplicables conforme a la Normativa Aplicable, relativos en particular a la descripción del tratamiento objeto de subcontratación, a las obligaciones de Comeen en su condición de encargado del tratamiento frente al Cliente en su condición de responsable del tratamiento, y a las obligaciones del Cliente frente a Comeen en estas respectivas capacidades.
En este contexto, el Cliente informa a sus Usuarios de las operaciones de tratamiento de sus Datos Personales en el momento de su recogida y, de forma más general, de la política aplicada por el Cliente en relación con el tratamiento de los Datos Personales, en cumplimiento de las normas relativas a la utilización de los Datos Personales, y en el marco de la relación entre el Cliente y el Usuario.
El Cliente informará a los interesados de la naturaleza, medios y fines del tratamiento de dichos Datos Personales. Comeen no es en ningún caso parte en la relación entre el interesado y el Cliente y corresponde al interesado dirigirse al Cliente para ejercitar sus derechos en el marco de su relación.
Los Datos Personales que puede recoger Comeen en su calidad de encargado del tratamiento son los siguientes:
Comeen también recoge los horarios de presencia in situ de los usuarios. Los datos de fechas pasadas se anonimizan en el plazo de una semana.
La solución también permite sincronizar los eventos de la sala de reuniones y la identidad de los participantes.
En lo que respecta a los visitantes, se recoge información sobre las visitas y reuniones en el calendario de los usuarios y la identidad de los participantes.
Los usuarios pueden compartir la información de su calendario con otros usuarios de su elección.
De forma más general, en el contexto de la instalación de la Solución en Google Workspace o Microsoft 365, Comeen tiene acceso a la información del calendario profesional de Google o Microsoft adscrito al dominio administrado por el Cliente.
5.1 Los Datos Personales de los Clientes y/o Usuarios de la Solución se recogen directa y exclusivamente de ellos.
Se recuerda que la Solución se instala directamente en el Google Workspace o Microsoft 365 de los Usuarios por el Cliente, administrador del Google Workspace o Microsoft 365 utilizado por el Usuario en el marco de su actividad profesional.
Comeen se compromete a obtener el consentimiento expreso de los interesados y a permitirles que se opongan al uso de sus Datos Personales para cualquier otro fin, tan pronto como sea necesario.
5.2 En cualquier caso, se recuerda que los Datos Personales recogidos son necesarios para la correcta prestación de los servicios de Comeen y para permitirle cumplir con sus obligaciones legales.
La recopilación, el almacenamiento y el tratamiento de esta información y de los datos personales tienen las siguientes finalidades
6.3 Comeen conservará los Datos Personales de los interesados dentro de la Unión Europea.
No obstante, si los socios y/o encargados del tratamiento de Comeen están situados fuera de la Unión Europea, los Datos Personales recogidos podrán ser transferidos a países no pertenecientes a la Unión Europea cuya legislación en materia de protección de datos personales difiera de la de la Unión Europea, precisándose que, en caso de que el país o países destinatarios no garanticen un nivel de protección de datos equivalente al de la Unión Europea, Comeen se compromete a adoptar todas las garantías apropiadas, ya sea sobre la base de una decisión de adecuación o, en ausencia de tal decisión, sobre la base de garantías apropiadas, y a celebrar contratos específicos con dichos encargados del tratamiento y socios con el fin de supervisar y garantizar la transferencia de los Datos Personales de los interesados, en particular sobre la base de las cláusulas contractuales tipo adoptadas, cuya copia puede solicitarse a los datos de contacto que figuran a continuación.
La lista de socios y procesadores de Comeen puede facilitarse a los interesados previa solicitud enviada a la siguiente dirección de correo electrónico: privacy@comeen.com
Comeen El uso y la transferencia a cualquier otra aplicación de la información recibida de las API de Google se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
Comeen conservará los Datos Personales de los interesados durante el plazo estrictamente necesario para los fines perseguidos, y en particular para la prestación de sus Servicios, de conformidad con las exigencias legales y reglamentarias.
Los datos personales se conservan tres (3) años a partir del último contacto entrante del interesado con Comeen.
En cuanto a los Clientes, por la duración de la suscripción, más tres (3) años.
Esta información también podrá conservarse durante un período adicional de dos (2) años, bajo acceso restringido y excepcional, a efectos de prueba en cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias de la Compañía.
Los documentos y registros contables se conservarán durante diez (10) años como prueba contable.
Comeen recoge y utiliza los Datos Personales de los Clientes y Usuarios si este tratamiento cumple al menos una de las siguientes bases:
Se recuerda que:
De acuerdo con la normativa aplicable, se recuerda a los interesados que tienen los siguientes derechos:
Si el interesado desea conocer el uso que Comeen hace de sus Datos Personales, solicitar su rectificación, oponerse a su tratamiento, solicitar su supresión o solicitar una copia de todos los Datos Personales que obren en poder de Comeen, deberá enviar su solicitud a Comeen por correo postal, acompañando la solicitud de una copia de un documento de identidad válido, a la siguiente dirección:
Por correo electrónico a la dirección: privacy@comeen.com
- Por correo certificado con acuse de recibo dirigido a
Comeen
88 cours de Verdun
33000 Burdeos
Además, los interesados pueden presentar una reclamación ante las autoridades de control, y en particular ante la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).
Comeen toma todas las precauciones necesarias, habida cuenta del carácter personal de los datos recogidos y de los riesgos que presenta el tratamiento, para proteger la seguridad de los Datos Personales relativos a los usuarios de la Solución y, en particular, para evitar que dichos datos puedan ser distorsionados o dañados o que terceros no autorizados puedan acceder a ellos.
Comeen aplica todas las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento de los Datos Personales y la confidencialidad de los Datos Personales. Las personas que trabajan para Comeen están obligadas a respetar la confidencialidad de los Datos Personales de los interesados.
La Solución está destinada a personas mayores de edad que puedan contraer obligaciones de acuerdo con la legislación del país en el que se encuentre el interesado.
La Solución puede contener enlaces a sitios web y plataformas de socios de Comeen o de terceros.
Estos sitios web y plataformas tienen sus propias políticas sobre el uso de datos personales y Comeen no será responsable del uso que hagan estos sitios web y plataformas de terceros de la información recopilada cuando los usuarios hacen clic en estos enlaces.
Comeen se reserva el derecho a modificar la presente Política en cualquier momento de conformidad con la presente cláusula.
Si Comeen realiza algún cambio en esta Política, publicará la nueva versión que estará accesible en la Solución y en cualquier otro medio comunicado por Comeen y actualizará la fecha de la última actualización que aparece en la parte superior de este documento.
Comeen anima a sus Clientes y Usuarios a visitar periódicamente esta página.
Si el Cliente, Usuario o cualquier otro interesado tiene alguna pregunta o queja sobre el cumplimiento de estas disposiciones por parte de Comeen, o si éste desea hacer recomendaciones o comentarios a Comeen, puede ponerse en contacto por escrito con Comeen en la siguiente dirección
- Por correo electrónico a la siguiente dirección: privacy@comeen.com;
- Por correo certificado con acuse de recibo dirigido a:
Comeen, 88 cours de Verdun, 33000 Bordeaux